Voor 1 april 2024 vindt de afrekening van de werkkostenregeling (WKR) over 2023 plaats. Weet jij welke vergoedingen en verstrekkingen onder de WKR vallen? Weet je tot welk bedrag je mag gaan? En wat gebeurt er als je het maximale bedrag overschrijdt? Antwoorden en meer lees je in deze praktische advieswijzer.
De regels op een rij
Uitgangspunt van de WKR is dat alles wat je aan de werknemer verstrekt, vergoedt of ter beschikking stelt, loon is. Er zijn echter uitzonderingen. Zo vormen vrijgestelde aanspraken, zoals pensioenaanspraken en vrijgestelde uitkeringen en verstrekkingen (bijvoorbeeld een eenmalige uitkering bij overlijden), geen loon. Datzelfde geldt voor intermediaire kosten. Je vergoedt dan de kosten die de werknemer voorschiet voor zaken die:
tot het vermogen van het bedrijf horen (de werknemer tankt bijvoorbeeld met de auto van de zaak en schiet de benzinekosten voor);
specifiek samenhangen met de bedrijfsvoering (de werknemer koopt bijvoorbeeld een fles wijn voor een klant en je vergoedt deze kosten).
Ook verstrekkingen waarvoor de werknemer een eigen bijdrage van ten minste de (factuur)waarde betaalt, zijn niet belast. Denk hierbij aan een afgeschreven computer of een oud stuk gereedschap dat de werknemer voor privédoeleinden wil overnemen. Dit geldt ook voor producten uit eigen bedrijf, voor zover de werknemer hiervoor minimaal 80% van de consumentenprijs (inclusief btw) betaalt en het voordeel niet groter is dan € 500 per jaar.
Let op! De normale verkoopwaarde van het product inclusief btw is bepalend voor de berekening van te nemen bedrag. Zorg dan ook dat je het dossier op orde hebt en bijvoorbeeld aan de hand van offertes of advertenties kan laten zien wat de normale verkoopwaarde is.
Let op! Voor het toepassen van de WKR is het nodig dat vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen worden aangewezen. In de praktijk betekent dit dat ze zijn opgenomen in speciale grootboekrekeningen voor de WKR of dat je een overzicht bijhoudt wat werknemers gehad hebben en hoe je deze voordelen behandelt voor de WKR.
Vrije ruimte
Binnen de WKR mag je in 2023 een budget van 3% over de eerste € 400.000 loonsom en 1,18% over het meerdere van het totale fiscale loon belastingvrij besteden aan onbenoemde vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen voor werknemers. Dit budget wordt de ‘vrije ruimte’ genoemd. Voor zover je meer geeft dan in de vrije ruimte past, betaal je wel loonbelasting in de vorm van een eindheffing van 80%. Dit is een last die je als werkgever draagt en dus niet de werknemers.
Let op! Per 2024 gaat de vrije ruimte over de eerste € 400.000 loonsom omlaag van 3 naar 1,92%. Voor zover de loonsom hoger is, blijft 1,18% van toepassing. Ga dus na of je in 2024 vergoedingen en verstrekkingen in de WKR naar beneden moet bijstellen, om binnen het belastingvrije bedrag te blijven.
Tip: over het bedrag dat aan de eindheffing van 80% is onderworpen, hoef je geen premies volks- en werknemersverzekeringen te betalen. Ook hoeft geen rekening te worden gehouden met Zvw.
Niet alles valt in de vrije ruimte: gerichte vrijstellingen
Bepaalde vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen vormen wel loon, maar kunnen toch onbelast gegeven worden zonder dat dit ten koste gaat van de vrije ruimte. Deze vrijstellingen heten gerichte vrijstellingen. Dit zijn bijvoorbeeld vergoedingen en verstrekkingen voor de werkelijke kosten van openbaar vervoer en reiskosten voor eigen vervoer (maximaal € 0,21 p/km in 2023 en € 0,23 p/km in 2024). Ook gereedschappen, computers, internet, een mobiele telefoon en dergelijke zaken die noodzakelijk zijn voor het werk, vallen onder de gerichte vrijstellingen.
Let op! Er is alleen voldaan aan ‘noodzakelijk voor het werk’ wanneer de werknemer geen eigen bijdrage uit brutoloon betaalt, bijvoorbeeld met gebruikmaking van een cafetariaregeling. Je mag de werknemer wel laten betalen als de werknemer bijvoorbeeld een duurdere telefoon wil aanschaffen.
Tip: geef je de werknemer een voordeel in de vrije ruimte en betaalt de werknemer hier een eigen bijdrage voor? Dan hoef je alleen het voordeel minus de eigen bijdrage als voordeel aan te merken. Let daarbij op: het voordeel kan niet negatief zijn. Is er sprake van een waarde lager dan nihil (de werknemer betaalt een bijdrage die hoger is dan de fiscale waarde), dan moet voor de WKR de waarde toch op nul gesteld worden.
Keuzemogelijkheid
In principe worden alle vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen bij elk van de werknemers als loon bij hem of haar belast. Je houdt dan loonbelasting en premies volksverzekeringen in op het brutobedrag en je betaalt zelf nog de premies werknemersverzekeringen. Alleen als je kiest om deze aan te wijzen als WKR-loon, is de gerichte vrijstelling of vrije ruimte toe te passen en vindt, wanneer je de vrije ruimte te boven gaat, de belastingheffing bij jou plaats. Je moet deze keuze wel maken voordat je een vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling toekent aan de werknemer en je kan niet meer op je keuze terugkomen, behalve als er echt sprake is van een fout.
Tip: de Belastingdienst gaat er gedurende het kalenderjaar van uit dat je een vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling hebt aangewezen in de vrije ruimte als je deze niet regulier verloont bij werknemers. Deze aanname blijft na afloop van het kalenderjaar alleen in stand als de aanwijzing uitdrukkelijk blijkt uit de administratie. Uitdrukkelijk aanwijzen is niet nodig voor zover het gaat om gericht vrijgestelde zaken, zoals een vergoeding voor een opleiding voor het huidige beroep of voor een realiseerbaar beroep in de toekomst.
Tip: de keuze kan ook gedeeltelijk gemaakt worden. Als je de werknemer in 2024 een km-vergoeding van € 0,29 geeft, kan je onbelast maar € 0,23 p/km geven. Je geeft dan dus € 0,06 p/km te veel. Hiervan kan je bijvoorbeeld € 0,04 p/km aanwijzen in de vrije ruimte; de andere € 0,02 p/km wordt dan tot het werknemersloon gerekend.
Let op! Sommige onderdelen zijn verplicht werknemersloon. Die kan je dus niet aanwijzen in de vrije ruimte. Zo horen de auto van de zaak en de dienstwoning altijd tot het loon van de werknemer.
Gebruikelijkheidstoets
De gebruikelijkheidstoets legt een beperking op aan de vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen die je kan onderbrengen in de WKR. Dit is een lastig criterium dat inhoudt dat je vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen niet in de WKR kunnen worden ondergebracht als deze voor meer dan 30% afwijken van hetgeen normaal vergoed of verstrekt wordt. Overigens mag je voor gericht vrijgestelde zaken wel aannemen dat dit gebruikelijk is en gaat de toets alleen over de vrije ruimte en de eindheffing.
Niet alleen de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling zelf moet gebruikelijk zijn, het moet ook gebruikelijk zijn dat de werknemer deze belastingvrij van je krijgt en dat je de belasting via de eindheffing voor jouw rekening neemt. Zo is het bijvoorbeeld niet gebruikelijk om de belasting over het maandloon van werknemers voor jouw rekening te nemen.
Tip: vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen van maximaal € 2.400 per werknemer per jaar worden door de Belastingdienst in ieder geval als gebruikelijk beschouwd. In de praktijk blijkt dat de Belastingdienst bedragen boven deze € 2.400 al snel ongebruikelijk vindt. Uit een uitspraak van de Hoge Raad van november 2021 blijkt dat de Belastingdienst haar standpunt aannemelijk kan maken met informatie over hoe andere belastingplichtigen omgaan met een soortgelijk loon.
Let op! De Belastingdienst vindt dat een vergoeding of verstrekking ‘redelijk’ moet zijn. De Belastingdienst acht het bijvoorbeeld niet redelijk dat de vergoeding van stagiaires in de vrije ruimte/eindheffing terechtkomt. Dit standpunt wordt niet bevestigd door wet- en regelgeving of rechtspraak. Als je echter gedoe wil voorkomen, is het handig hiermee rekening te houden.
Nihilwaardering voor werkplekvoorzieningen
Voor een aantal faciliteiten die voornamelijk worden gebruikt op de werkplek, zoals werkkleding die aan de werknemer ter beschikking wordt gesteld en consumpties op de werkplek, geldt een nihilwaardering.
Let op! De ‘werkplek’ is de plaats waar de werknemer arbeid verricht en waarop voor de werkgever de arbowetgeving van toepassing is. De ruimte in de eigen woning van een werknemer waar wordt gewerkt is uitgezonderd. Dit wordt niet aangemerkt als werkplek, behalve voor de arbovoorzieningen. Een zelfstandig deel van de eigen woning met eigen ingang en sanitair kan onder voorwaarden wél weer gelden als werkplek.
Let op! Dit betekent dat vergoedingen en verstrekkingen voor een thuiswerkplek in de eigen woning van een werknemer zoals koffie en thee of werkkleding niet op nihil gewaardeerd mogen worden. Je kan wél gebruikmaken van de gerichte vrijstellingen voor gereedschap, computers en dergelijke en de gerichte vrijstelling voor arbovoorzieningen, zoals een goede stoel. Ook intermediaire kosten (zoals postzegels) mag je belastingvrij verstrekken. Je moet dan wel de omvang van het zakelijke gebruik kunnen bewijzen! Bovendien kan je gebruikmaken van een gerichte vrijstelling voor de thuiswerkplek van € 2,35 in 2024 per thuiswerkdag (€ 2,15 per 2023). Let er dan wel op dat deze niet op dezelfde dagen als reiskostenvergoedingen woon-werkverkeer mag worden gegeven.
Is sprake van een werkplek in een zelfstandig deel van de eigen woning, dan gelden de normale regels voor werkplekvoorzieningen wél. Dat betekent dus ook dat voorzieningen die normaal zijn op een werkplek op nihil gewaardeerd mogen worden voor de WKR. Denk bijvoorbeeld aan de nihilwaardering voor kleine consumpties of aan de inrichting van de werkplek.
Let op! Voor hulpmiddelen die niet onder een van de andere gerichte vrijstellingen vallen, geldt als extra eis dat deze voor minimaal 90% zakelijk worden gebruikt.
Normbedragen
Er zijn verschillende normbedragen voor loon in natura. Denk hierbij aan huisvesting ter behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking, zoals een werknemer die geen eigen woning heeft en op de werkplek woont, omdat hij/zij dan ook slaapdiensten kan draaien (normbedrag voor 2024 € 6,70 en voor 2023 € 6,10 per dag), maaltijden op de werkplek (normbedrag voor 2024 € 3,90 en voor 2023 € 3,55) en kinderopvang op de werkplek (uurtarieven volgens de Wet kinderopvang).
Concernregeling
De WKR geldt per werkgever. Dit is anders als de concernregeling kan worden toegepast. Deze regeling maakt het mogelijk om de vrije ruimtes binnen één concern samen te voegen. De concernregeling kan onder meer worden toegepast als de moedermaatschappij gedurende een geheel jaar voor minimaal 95% eigenaar is van de dochtermaatschappij(en).
Let op! In de aangifte WKR over 2023 kan de concernregeling voor een nadeel zorgen! De iets hogere (1,18%) vrije ruimte over de eerste € 400.0000 fiscale loonsom geldt dan namelijk maar één keer! Doen de verschillende werkgevers los aangifte, dan kan elk van hen dit verhoogde percentage toepassen. In 2024 zal dit effect, in verband met de lagere vrije ruimte over de eerste € 400.000, veel kleiner zijn.
Vaste kostenvergoeding
Ook onder de WKR is een vaste kostenvergoeding mogelijk. Je moet dan wel een onderscheid maken tussen gerichte vrijstellingen, intermediaire kosten en overige posten. Vergoedingen van overige posten zijn loon. Je mag deze onderbrengen in de WKR. Voor zover beschikbaar, kan je daarbij gebruikmaken van de vrije ruimte. Voor gerichte vrijstellingen en intermediaire kosten mag je alleen een onbelaste vaste kostenvergoeding geven als je vooraf de vergoeding onderbouwt met een onderzoek naar de werkelijk gemaakte kosten en je dit onderzoek herhaalt als de Belastingdienst daarom vraagt.
Jaarlijkse afrekening
Bij overschrijding van de vrije ruimte vindt een eindheffing plaats van 80%. Deze eindheffing moet voor het jaar 2023 worden afgedragen bij de aangifte over het tweede tijdvak 2023, die bij een maandaangifte uiterlijk eind maart 2024 moet worden ingediend en afgedragen.
Let op! Als de inhoudingsplicht eindigt, mag niet gewacht worden met afrekenen tot de aangifte in maart van het volgende jaar, maar moet worden afgerekend in de aangifte over het tijdvak waarin de inhoudingsplicht is geëindigd.
Het totale bedrag aan vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen moet uit je administratie te halen zijn. Bedenk daarbij dat verstrekkingen en terbeschikkingstellingen van spullen gewaardeerd worden op de waarde in het economisch verkeer, de marktwaarde dus (inclusief btw). Dit kan de inkoopprijs zijn, wanneer je onder dezelfde voorwaarden hebt ingekocht als een particulier. Vaak zal de administratie exclusief btw geboekt worden. Ga je van de inkoopprijs uit? Vergeet dan niet de btw voor de waardering van de verstrekkingen of terbeschikkingstellingen nog bij te boeken.
Tip: over het toevoegen van de btw kan je in het kader van de WKR met de Belastingdienst de afspraak maken dat je een gemiddelde btw-druk over de verschillende posten in de vrije ruimte in aanmerking neemt.
Tot slot
De WKR is voor veel werkgevers in het mkb nog lastig werkbaar. Heb je vragen over de toepassing van de diverse WKR-regels voor jouw onderneming? Neem dan gerust contact met ons op. We halen er graag voor je uit wat erin zit.
Disclaimer | Hoewel bij de samenstelling van deze advieswijzer de uiterste zorg is nagestreefd, wordt geen aansprakelijkheid aanvaard voor onvolledigheden of onjuistheden. Vanwege het brede en algemene karakter van de advieswijzer, is deze niet bedoeld om alle informatie te verschaffen die noodzakelijk is voor het nemen van financiële beslissingen.
Comments